Sala konferencyjna, czy to w większym centrum konferencyjnym, w hotelu, a nawet w firmie, musi być odpowiednio wyposażona. Łączenie się online z klientami, innymi placówkami przedsiębiorstwa czy z szefostwem wymaga odpowiednich warunków oraz podstawowych przyrządów, takich jak urządzenia do sal konferencyjnych. Dzięki temu łamiemy bariery geograficzne i możemy podjąć współpracę z każdego miejsca na świecie. W co powinno być zaopatrzone takie miejsce, by się dobrze pracowało?
Jaki sprzęt jest konieczny?
Jednym z podstawowych urządzeń do sal konferencyjnych jest sprzęt, który umożliwi nam zarówno wizualnie, jak i głosowo porozumiewać się z osobami spoza sali. Można skorzystać z gotowych rozwiązań, jak i zatrudnić specjalistów, którzy opracują system wyłącznie na nasze potrzeby. Ważne jest, by przy określaniu typu sprzętu, który ma nam służyć, wziąć pod uwagę takie czynniki jak ilość uczestników (czy będą to duże konferencje czy raczej małe zespoły), oświetlenie (czasami wystarcza wyłącznie to naturalne, czasem trzeba się pokusić o coś dodatkowego), charakter spotkań (czy będzie się wypowiadać jedna osoba, czy będą zachodzić interakcje pomiędzy uczestnikami znajdującymi się po drugiej stronie ekranu) oraz akustyka sali (żeby wyeliminować pogłos czy słabe rozchodzenie się dźwięku). Oprócz nagłośnienia, czyli odpowiednich głośników, konieczne będzie zainstalowanie mikrofonów i to takich, które dobrze zbierają dźwięk. Mogą one być przewodowe jak i bezprzewodowe, z możliwością włączenia tłumaczenia (przydaje się w międzynarodowym gronie, gdy mamy do dyspozycji tłumacza) czy zainstalowania systemu głosowania.
Wyposażenie multimedialne
Oczywiście dzisiejsze prezentacje czy wideokonferencje nie odbędą się bez dobrych urządzeń multimedialnych. Ważnym ich aspektem jest dobra jakość obrazu – żeby nie był on rozmazany czy zniekształcony, nawet jeżeli zostanie powiększony na rzutniku. Wybór urządzenia do sal konferencyjnych pod względem wizualnym jest spory: możemy skorzystać z projektorów, rzutników, ścian graficznych czy monitorów plazmowych. Jeśli dysponujemy odpowiednimi środkami, możemy wybrać kilka rozwiązań i korzystać z nich w zależności od aktualnych potrzeb.
Wygodne meble
Może się to wydawać błahostką, ale często konferencje i narady są długie – ważne więc, by w miarę możliwości zapewnić wygodne siedzenia – fotele biurowe w mniejszych salach, fotele a’la kinowe w salach na kilkadziesiąt osób. Także miejsce do notowania powinno być przygotowane – stoły bądź specjalne składane podkładki. Nie zapomnijmy o dostępie do wody, kawy czy herbaty – może to być czajnik, termosy, ekspres, ale sprawdzi się też automat zewnętrznej firmy. Dobrym pomysłem jest również zainstalowanie rolet do zaciemniania pomieszczenia.
Urządzenia do sal konferencyjnych czy odpowiednie meble to pewność, że miejsce, w którym przyjmiemy uczestników konferencji lub spotkania biznesowego, będzie zapamiętane na długo właśnie ze względu na profesjonalizm jego wykonania. Pamiętajmy, że dla wielu osób będzie to pomieszczenie reprezentujące firmę – dlatego musi robić dobre wrażenie.
