Wdrożenie pierwszej kasy fiskalnej w firmie to nie tylko szereg obowiązków, o których przedsiębiorca musi pamiętać. Instalacja takiego urządzenia wiąże się także z wyborem odpowiedniej technologii sprzedaży, czyli modelu dostosowanego do potrzeb konkretnej działalności. Dopiero wtedy kasa fiskalna zapewni wparcie w codziennym prowadzeniu ewidencji.
Poszukiwania urządzenia rejestrującego najlepiej zacząć od ustalenia, jakich rozwiązań potrzebuje konkretna firma. W szczególności dotyczy to wielkości oferowanego asortymentu, sposobu przechowywania kopii paragonów oraz ewentualnej współpracy z innymi elementami systemu. Kiedy już przedsiębiorca kupi odpowiednią kasę fiskalną, musi przejść przez procedurę wdrożenia takiej technologii sprzedaży w firmie. Co więcej, przy instalacji pierwszego urządzenia tego typu, podatnik może skorzystać z ustawowej ulgi.
Różne parametry i funkcje kas rejestrujących
W dzisiejszych czasach rynek technologii sprzedaży zapewnia podatnikom szeroki wybór kas fiskalnych. Dystrybutorzy takich urządzeń oferują zarówno modele stacjonarne, jak i przenośne (o małych gabarytach). Poszczególne kasy rejestrujące pozwalają również na skonfigurowanie mniejszej bądź większej bazy towarowej. Dzięki temu przedsiębiorca może sięgnąć po model, który będzie dostosowany do liczby produktów lub usług, które znajdują się w asortymencie. Co więcej, na rynku są dostępne urządzenia z papierową lub elektroniczną kopią paragonów fiskalnych. W tym przypadku wybór konkretnego rozwiązania ma bardzo duży wpływ na codzienną pracę. Kopię każdego paragonu fiskalnego trzeba bowiem archiwizować przez co najmniej 5 lat – licząc o końca roku obrachunkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wystawiony i wydany klientowi.
Zgłoszenia do US i fiskalizacja
Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, procedura instalacji urządzenia fiskalnego składa się z kilku etapów. Na początku przedsiębiorca musi zgłosić do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego liczbę kas oraz miejsca ich wdrożenia (dla działalności mobilnej będzie to adres firmy). Zawiadomienie tego typu, w formie pisemnej, należy złożyć co najmniej 1 dzień przed datą rozpoczęcia rejestrowania obrotu. Później obowiązkiem podatnika jest zlecenie fiskalizacji urządzenia. To jednorazowa operacja, którą może przeprowadzić wyłącznie serwisant kas rejestrujących. Co więcej, po uruchomieniu urządzenia w trybie fiskalnym, przedsiębiorca jest zobligowany do zgłoszenia tego faktu w US – w terminie 7 dni od daty wykonania fiskalizacji. A na koniec przedsiębiorca otrzyma od Urzędu Skarbowego tzw. numer ewidencyjny. Trzeba go nanieść na obudowę kasy – w trwały sposób i w widocznym miejscu.
Ulga z budżetu państwa
Prawidłowe zainstalowanie kasy fiskalnej w firmie uprawnia przedsiębiorcę do skorzystania z ustawowej ulgi. W tym przypadku można odzyskać do 90% kwoty wydanej na dane urządzenie, ale nie więcej niż 700 zł. Co więcej, ulga za pierwszą kasę rejestrującą przysługuje zarówno podatnikom VAT, jak i podmiotom zwolnionym z VAT oraz świadczącym wyłącznie usługi zwolnione. W rezultacie, przedsiębiorca może zdecydowanie zmniejszyć koszty, które wiążą się z wdrożeniem technologii sprzedaży w firmie.
