W dzisiejszych czasach brak rąk do pracy daje się we znaki wielu przedsiębiorcom. Brak chętnych pracowników na lokalnym rynku skłania właścicieli firm do poszukiwania ich za granicą. Kwestie formalne związane z zatrudnieniem obcokrajowców nie należą do najprostszych. Na szczęście wiele firm oferuje outsourcing, czyli przejęcie formalności związanych z tego typu zadaniami. Czy warto korzystać z outsourcingu usług kadrowo-płacowych, czy lepiej zdecydować się na własny departament kadrowo-płacowy, kiedy zatrudniamy pracowników zagranicznych?
Outsourcing kadr – dla kogo zewnętrzne biuro?
Komu poleca się zewnętrzne biuro outsourcingowe? Zazwyczaj jest to uzależnione zarówno od wielkości firmy, jak i od ilości pracowników, jaką dana firma chce zatrudnić. Planując zatrudnienie dwóch lub trzech sezonowych pracowników, możemy poradzić sobie samodzielnie, jednak jeśli potrzebujemy kilkudziesięciu osób, sprawa staje się znacznie bardziej skomplikowana. Nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, jakich formalności musi w takiej sytuacji dopełnić i na co powinien zwrócić szczególną uwagę. Przepisy dotyczące zatrudniania obcokrajowców są dość skomplikowane i mogą sprawiać kłopoty nawet doświadczonym kadrowym.
Warto dbać o to, aby firma prowadziła działalność i zatrudnienia pracowników w legalny i zgodny z prawem sposób. Pracownicy z niektórych państw muszą posiadać zgodę na pracę w Polsce – warto to sprawdzić, zanim zdecydujemy się na podpisanie umowy o pracę. Pośrednicząca w zatrudnieniu firma outsourcingowa powinna dopilnować wszystkich kwestii związanych z zatrudnianiem pracowników – zadba o to, by posiadali oni niezbędne dokumenty. To ogromna oszczędność czasu; przedsiębiorca może skupić się na swojej pracy i rozwijaniu firmy, a biuro outsourcingowe dzięki wykwalifikowanym specjalistom zajmuje się wszystkim, co związane z obsługą kadrowo-płacową.
Outsourcing – kadry i płace. Czym dokładnie zajmuje się biuro?
Wśród usług świadczonych przez biura outsourcingowe znajdują się najczęściej:
- Prowadzenie osobowych akt pracowników,
- Monitorowanie terminów dokumentacji – umów o pracę, badań lekarskich i szkoleń,
- Kontrola terminów zwolnień lekarskich i urlopów pracowników,
- Sporządzanie niezbędnych dokumentów,
- Załatwianie formalności związanych z ubezpieczeniem pracowników,
- Przygotowywanie raportów – zarówno na potrzeby firm, jak i na potrzeby instytucji zewnętrznych,
- Kontrola zmian przepisów prawnych.
Wiele biur oferuje również dodatkowe usługi, takie jak na przykład rozliczanie czasu pracy lub wsparcie merytoryczne i organizacyjne. Dobre biuro outsourcingowe będzie charakteryzowało się również indywidualnym podejściem do klienta.
Minusy korzystania z biur outsourcingowych
Pomimo swoich licznych zalet opisane wyżej rozwiązanie niesie za sobą również wady. Można do nich zaliczyć przede wszystkim uzależnienie się danej firmy od biura outsourcingowego, co w przypadku niespodziewanego zakończenia jego działalności może stać się źródłem wielu problemów. Również podniesienie cen przez biuro może w takiej sytuacji spowodować niemałe komplikacje i straty finansowe dla firmy. Korzystanie z usług zewnętrznego biura zazwyczaj oznacza również pozbycie się własnych, wykwalifikowanych w tej dziedzinie pracowników. Nie zawsze jest to najlepsze rozwiązanie. Należy także oczywiście wspomnieć o ryzyku trafienia na biuro nieprofesjonalne, którego działania przyniosą jedynie straty.
Nawiązując współpracę z biurem rachunkowym, warto wybierać takie, które cieszą się uznaniem wielu klientów. Mamy wtedy pewność, że usługi, które zlecamy poza naszą firmę, zostaną wykonane profesjonalnie. W przypadku pracowników zagranicznych obsługa kadrowo-płacowa w outsourcingu może być najlepszym rozwiązaniem, gdyż pracownicy takiego biura doskonale orientują się we wszelkich regulacjach prawnych.
