Organizacja konferencji wymaga ogromnego wkładu pracy i czasu. Wszystko zaczyna się już nawet na kilka miesięcy przed datą konferencji. Jednym z kluczowych elementów przy organizacji tego typu wydarzenia jest wybór miejsca. Jest to niezwykle ważne zwłaszcza kiedy organizuje się konferencję ogólnopolską.
Miejsce konferencji nie może być wybrane przypadkowo. Musi ono spełniać dwa kluczowe czynniki. Przede wszystkim wszyscy uczestnicy konferencji muszą mieć dogodny dojazd do miejsca konferencji. Po drugie, musi być to takie miejsce, które spełniać będzie wszystkie najważniejsze wymagana odnoście zaplecza technicznego czy komfortu sali konferencyjnej.
Dlatego zdecydowanie najlepiej będzie postawić na duże miasta. Z kliku powodów. Pierwszym z nich jest oczywiście dogodna komunikacja. Do większości dużych miast w Polsce prowadzą autostrady oraz istnieje możliwość dogodnego dojazdu pociągiem. Istotna jest także możliwość przylotu samolotem. Wśród wielu dużych miast najlepiej będzie wybrać do położone najbardziej w centrum. Przykładem takiego miasta może być Warszawa. Konferencje pod Warszawą zawsze cieszyły się dużą popularnością właśnie ze względu na dogodny dojazd, a także ze względu na bogatą bazę hotelową w tym mieście.
Oprócz samego miasta bardzo istotne jest także konkretne miejsce, w którym zorganizowana zostanie konferencja. Najczęściej jest to ośrodek konferencyjny lub hotel dysponujący odpowiednią salą konferencyjną i zapleczem technicznym. Hotele są najlepszym miejscem w przypadku konferencji kilkudniowej. Jej uczestnicy mogą w tym samym miejscu nocować i uczestniczyć w konferencji. Takie rozwiązanie jest niezwykle wygodne.
Wspomniano o sali konferencyjnej i zapleczu technicznym. To klucz do organizacji udanej konferencji. Sala konferencyjna powinna być przede wszystkim przestronna. Tak, aby przebywający w niej uczestnicy czuli się komfortowo. Dlatego żadna sala konferencyjna nie może odbyć się bez klimatyzacji. Nie można także zapomnieć o sprzęcie konferencyjnym, w tym odpowiednim sprzęcie nagłaśniającym, projektorze czy ekranie. Miejsce, które wybieramy pod wybór konferencji powinno także zapewniać obsługę konferencji. Mowa tu m.in. o hostessach, które będą pomagać uczestnikom w poruszaniu się po obiekcie.
Artykuł powstał we współpracy z Hotelem Lamberton pod Warszawą
